Facteurs

Priorité

Indicateurs

Valeurs cibles ou preuves

Objectifs

Des richesses humaines structurées

1

Maturité analytique RH

Avoir accès à des données RH répertoriées, fiables sur lesquelles l'EÉSAD peut baser des décisions stratégiques.

Avoir des données RH valides et fiables qui peuvent aider les décideurs à planifier et ajuster leurs décisions stratégiques en fonction de la représentation des données.

1

Structure RH complète et à jour

Audit de conformité des obligations légales RH révisé une fois par année.

Structurer et sécuriser l'ensemble des politiques et procédures RH nécessaires au bon fonctionnement de l'organisation et à la réponse à ses obligations légales. 

1

Planification stratégique des effectifs

Possède une planification stratégique des effectifs

Préparer et maintenir active une planification stratégique des effectifs (talents et compétences).

Anticiper et prévenir les mouvements de personnel.

Bonne expérience salariée

1

Culture organisationnelle positive

Taux de rétention: 75%

Instaurer une culture "positive" axée sur l'adaptation et la collaboration. 

Calcule du taux de rétention:

((Nombre d'employés en début de période + embauches externes) - départs / (Nombre d'employés en début de période + embauches externes)) X 100

1

Politique de rémunération

Politique de rémunération évolutive, transparente et équitable

Posséder une politique de rémunération et une échelle salariale équitable à l'aide de laquelle l'employé peut se projeter dans l'avenir et évoluer au niveau de sa rémunération globale. 

Des compétences reconnues

1

Formation FAPAQE

Chaque nouvelle aide à domicile intervenant en SAP reçoit la formation FAPAQE

Former l'ensemble des aides à domicile aux compétences FAPAQE.

1

Formations requises

1.

S’assurer d’une formation adéquate pour l’intervention à domicile auprès de personnes vulnérables.

Des qualités organisationnelles

1

Sécurisation des données et mise en conformité des processus

Audit initial de conformité à la Loi 25, révisé annuellement

Protection des données sensibles notamment les renseignements personnels.
Conformité à la Loi 25.
La totalité des accès doit être sécurisée.

1

Cybersécurité

Politique de sécurité informatique formalisée et diffusée

Se prémunir des cyberattaques. Prévenir les pertes de données sensibles. Assurer la continuité de services.

1

Numérisation des processus de travail et intégration des outils numériques

Faible recours aux actions manuelles (utilisation du papier, etc.) et logiciels disponibles interconnectés (bases de données intégrées et absence de multiples saisies de données similaires dans plusieurs outils)

Simplifier les tâches administratives, notamment en automatisant les actions simples et répétitives et en réduisant les multiples saisies manuelles.

Permettre au personnel de travailler dans des outils unifiés qui permettraient d'accéder aux informations aisément et en temps réel.

Des relations exemplaires avec les usagers ou clients

1

Satisfaction des usagers

Taux = 85%

Mesurer la satisfaction des usagers sur la qualité des services.

1

Gestion de la qualité

Disposer d'une politique de traitement des incidents/accidents/plaintes solide et à jour

Démontrer la capacité de l’EÉSAD à prendre en compte, traiter et s’améliorer sur les enjeux de qualité

Une offre et des prix justes

1

Marge commerciale brute

Valeur cible : entre 15% et 25%

S'assurer que les prix sont justes et couvrent les dépenses.

1

PEFSAD

Respect à 100% des critères de conformité du décret

S’assurer que les pratiques de gestion de l’EÉSAD respectent les modalités du décret PEFSAD.

Une solidité économique et financière

1

Ratio de solidité

Entre 3 et 6 mois

Évaluer le nombre de mois de l’avoir par rapport aux dépenses de fonctionnement. Donne une bonne indication sur la santé financière.

1

Fonds de roulement

Valeur cible = 2

Disposer d'une marge de sécurité suffisante pour couvrir leurs obligations à court terme.

1

Ratio de liquidité

Valeur cible = 1

S’assurer de faire face à ses obligations immédiates sans vendre d’actifs.

1

Coût de revient par service

Marge bénéficiaire brute entre 1% et 5% par service

Évaluer les équilibres budgétaires des différentes activités de l’organisation.

1

Part des coûts de personnel administratif sur l'ensemble des revenus

Valeur cible = 14%

Évaluer la proportion des coûts associés aux dépenses de personnel administratif.

Une efficacité stratégique

1

Plan stratégique

Disposer d'un plan stratégique solide et à jour

Donner à la direction un plan sur plusieurs années construit et validé collectivement.

Des pratiques de saine gouvernance

1

Gestion du fonctionnement et de la performance du conseil d'administration

Rapport tous les trois ans sur le diagnostic de gouvernance

Repérer les écarts avec les bonnes pratiques de gouvernance pour proposer un plan correctif.

Une vie associative dynamique

1

Participation aux AG

La participation des membres est au moins trois fois égal le nombre de sièges du CA

Rester pertinent face aux besoins des clients et des membres. Assurer une cohérence avec la raison d'être.

Une adaptation fine au territoire

1

Rationalisation des déplacements

Urbain = 5 clients par jour en moyenne / 20 min entre 2 clients

Mi-rural = 4 clients par jour en moyenne / 25 min entre 2 clients

Rural = 3 clients par jour en moyenne / 30 min entre 2 clients

Routes d'affectation efficientes.

Une utilité sociale et une conscience écologique

1

Cible des usagers

60% des usagers touchent l'aide maximale PEFSAD

Desservir une majorité de personnes vulnérables en situations financières précaires.

Facteurs

Priorité

Indicateurs

Valeurs cibles ou preuves

Objectifs

Des richesses humaines structurées

2

Automatisation du processus de recrutement

Diminution de 50% du temps hebdomadaire passé au recrutement:

Ex: Valeur initiale: 20 heures/semaine Valeur ciblée: 10 heures/semaine

Mettre en place les outils nécessaires à l'amélioration de la réactivité des EÉSAD en matière de recrutement et à l'automatisation des pratiques afin de gagner en efficience et faciliter la réponse des EÉSAD à la pénurie de main-d'œuvre.  

Bonne expérience salariée

2

Satisfaction des employé.es

85% de satisfaction

Mesurer et travailler à l'amélioration de la satisfaction des employé.es en poste, administratif, et terrain. 

Des compétences reconnues

2

Référentiel des compétences

Référencement de compétences maintenu à jour chaque année, au besoin

Mettre en place un mécanisme dédié au référencement des compétences pour chacun des postes. (valide pour les employé.es terrain et administratif) 

Des qualités organisationnelles

2

Maturité numérique organisationnelle

Présence d'outils technologiques requis pour favoriser le travail dans chaque composante de la chaîne de valeur organisationnelle (ressources humaines, affectation, comptabilité et autres activités administratives)

Moderniser les pratiques de travail et accroître l'efficience dans les tâches administratives grâce à l'utilisation des outils numériques.

Des relations exemplaires avec les usagers ou clients

2

Priorisation des demandes et gestion des listes d'attente

Ratio de liste d'attente : moins de 3%

Augmenter la réactivité et le temps de réponse pour l'affectation et l'accompagnement client Amélioration de la satisfaction client.

Rendre le service fluide et transparent 

2

Affaires publiques

Plan de gestion de crise

Réagir avec rapidité et pertinence en cas d’évènements exceptionnels, de crise de notoriété et de risque réputationnel.

Une offre et des prix justes

2

Image et notoriété

Plan de communication destiné aux usagers, aux partenaires et à la communauté.

Renforcer la présence dans la communauté.
Accroître la notoriété des services.
Affirmer son rôle essentiel auprès des habitants.
Développer des partenariats régionaux.

Une solidité économique et financière

2

Remboursement des dettes

Ratio de solvabilité supérieure à 50%

Maintenir un ratio d'endettement permettant de faire face aux imprévus et aux ambitions de développement.

2

Ratio de dépendance

Revenus du RSSS représentent moins de 51% / 34% de revenus autonomes

Diversifier les revenus afin de réduire la dépendance aux fonds versés par le RSSS.

2

Ratio de productivité des heures de travail des préposées

Valeur cible = 75%

Pour préserver la rentabilité de l'organisation, vérifier que les heures payées aux aides à domicile sont en grande majorité couvertes par les heures facturées aux usagers.

2

Marge bénéficiaire nette

Entre 1% et 5%

Évaluer le bénéfice final après toutes les dépenses (administratives, opérationnelles, etc.). Elle reflète la santé financière globale.

Une efficacité stratégique

2

Implication dans le PARC

Entente de coopération signée + participation à minimum trois rencontres du PARC par an

 Sécuriser les partenariats essentiels régionaux et instaurer une collaboration pérenne et efficace.

Des pratiques de saine gouvernance

2

Encadrement de la direction générale

Compte-rendu d'entretien signé par les parties comprenant une révision des objectifs (en lien avec la planification stratégique)

Avoir une répartition claire des rôles et responsabilités. S'assurer que la direction générale est alignée sur les orientations stratégiques. Et de s'assurer de la mise en œuvre effective.

2

Gestion de risques

Disposer d'un plan de continuité (révisé chaque année)

Prévenir les complications, anticiper les gros imprévus (ex. départ de la direction, pandémie, cyberattaque, coupe budgétaire importante).

Évaluation des risques, identifier les actifs critiques.

Une adaptation fine au territoire

2

Desserte du territoire

Ratio de desserte de la population cible (+ de 65 ans) par municipalités (au moins 15%)

Couverture du territoire, réponse aux besoins.

Une utilité sociale et une conscience écologique

2

Priorisation de l'intervention en fonction de l'état et la situation de l'usager

Politique de priorisation de la liste d'attente

Répondre aux besoins de la population vulnérable en priorité.

Facteurs

Priorité

Indicateurs

Valeurs cibles ou preuves

Objectifs

Bonne expérience salariée

3

Environnement inclusif

1 formation annuelle en matière EDI 

Instaurer un environnement et des pratiques inclusives en matière d'équité, de diversité et d'inclusions. 

Des compétences reconnues

3

Plan de développement des compétences

Plan de développement des compétences 

Créer et maintenir à jour un plan de gestion du développement des compétences. 

Des qualités organisationnelles

3

Compétences numériques du personnel

Plan de développement des compétences numériques des membres du personnel par fonction

Aligner les compétences numériques des employés aux besoins organisationnels selon leur poste, et de manière générale, accroître le niveau de littératie numérique au sein de l'organisation.

Des relations exemplaires avec les usagers ou clients

3

Code éthique et règles de conduite

Possède un code éthique et des règles de conduite confirmés chaque année par le conseil d'administration

Posséder un outil de référence pour gérer avec objectivité les situations relationnelles complexes et problématiques. Avoir un support utile à l'intégration et à la formation des professionnelles.

Une solidité économique et financière

3

Part des coûts de personnel terrain sur l'ensemble des revenus

Valeur cible = 71%

Évaluer la proportion des coûts associés aux dépenses de personnel sur le terrain.

3

Ratio d’intervalle

Entre 3 et 6 mois

Mesurer le nombre de jours pendant lesquels une organisation peut maintenir ses activités en s'appuyant uniquement sur ses actifs liquides, autrement dit, le temps qu'elle pourrait tenir sans aucun encaissement.

3

Âge des comptes clients

En dessous de 90 jours

Garder un contrôle serré des comptes clients en limitant l'accumulation des créances.

Une efficacité stratégique

3

Suivi bisannuel du plan stratégique

Tableau de bord (ou feuille de route) révisé tous les six mois par les membres du conseil d'administration (PV de conseil d'administration)

Suivre la progression et le respect du plan stratégique de l'EÉSAD et être en mesure de le réviser et de s'adapter.

Une adaptation fine au territoire

3

Partenariats

Nombre d'heures de représentation territoriale/nombre d'heures travail pour 1 ETP par semaine (6%)

Être connu, développer sa notoriété. Entretenir sa réputation. Saisir des opportunités d'affaires ou de collaboration.

Une utilité sociale et une conscience écologique

3

Gériatrie sociale

25% des salariées ont été formées il y a moins de 2 ans en tant que Sentinelle

Maintenir un niveau de compétences minimal de l'organisation en matière de repérage des aînés vulnérables et de contribution à la mission sociale du programme de gériatrie sociale.

Une utilité sociale et une conscience écologique

3

Rationalisation écologique des déplacements

Une politique de sensibilisation à destination des aides à domicile sur la mobilité durable.

Inciter les aides à domicile à utiliser des moyens de mobilité douce afin de réduire son empreinte carbone.