Pratiques de saine gouvernance
Faire collectif
Une saine gouvernance collective s’appuie sur cinq grands principes fédérateurs découlant eux-mêmes sur une série de pratiques clés qu’un CA doit idéalement maîtriser. Au même titre qu’il est important d’évaluer le rendement du personnel et des processus opérationnels d’une entreprise collective, il est tout aussi important d’évaluer le fonctionnement et la performance de votre organe de gouvernance.
Pratiques de saine gouvernance - RECOMMANDATIONS
Un encadrement facilitateur, pour baliser le parcours des administrateurs et administratrices
- Intégration et mise à niveau des nouveaux administrateurs et administratrices : élaboration d'un guide d’intégration des administrateurs et administratrices et formation adaptée pour l’amélioration des compétences en gouvernance collective;
- Raffinement des outils de suivi périodique : obtention d’un état de situation précis couvrant l’ensemble des fonctions de l’entreprise sur une base régulière;
- Vigie sur les partenariats stratégiques: maintien d’une bonne collaboration avec les parties prenantes que sont les partenaires financiers et opérationnels, les fournisseurs, les membres et suivi des alliances politiques sectorielles;
- Prise de décision efficace : respect des conditions établies dans un code dictant les comportements à adopter en CA et en dehors du CA.
Une répartition claire des rôles, où chaque acteur connaît ses responsabilités et contribue activement à la réussite du projet sociétal
- Connaissance des devoirs et pouvoirs des différentes instances de gouvernance : celles de l’AGA, celles du CA, celles des administrateurs et administratrices (individuellement) et celles de la direction générale;
- Établissement de conditions d’encadrement viables de la direction générale : demandes réalistes et délégation responsable de la part du CA;
- Mobilisation et engagement des dirigeants : encouragement à participer en arrivant préparé·e aux séances du CA.
Une gestion optimale des risques, qui assure une pérennité organisationnelle
- Surveillance des principaux facteurs de déstabilisation des opérations : création et suivi d’un tableau exposant les principaux risques des environnements externes et internes;
- Protection contre les principaux risques : grâce à des polices d’assurances spécifiques.
Pratiques de saine gouvernance - BONNES PRATIQUES
Fonctionnement et performance du conseil d’administration
• Élaborer un guide de l’administrateur et administratrice;
• Prévoir un programme annuel des ordres du jour des séances du CA (recommandation = 6 séances);
• Élaborer et respecter un code d’éthique et de déontologie;
• Présenter les budgets et les états financiers mensuels (compte rendu);
• Tenir un tableau de suivi des décisions (résolutions) du CA et de l’AG;
• Réaliser un audit annuel pour les finances;
• Suivre un tableau des ententes de partenariats incluant les échéances, les obligations et les étapes de reddition de comptes;
• Former les administrateurs et administratrices sur les rôles et responsabilités;
• En cas de changements majeurs (démission de plusieurs administrateurs ou administratrices, départ de la direction, etc.), effectuer un nouveau diagnostic de gouvernance.
Encadrement de la direction générale
• Avoir signé une entente de délégation responsable avec la direction générale :
o Précisant les cinq clés d’une délégation responsables;
o Les mesures de mitigation/médiation en cas de conflits;
o Nommant un·e conseillèr·e externe indépendant·e;
o Considérant le profil comportemental des parties prenantes (DG vs Présidence);
o Établissant les attentes;
o Fixant des résultats attendus (mesurables ou observables);
o Prévoyant un suivi de mi-année et une évaluation de fin d’année.
Gestion des risques
• Mettre en place et réviser une fois par année le plan de continuité;
• Avoir un tableau de bord de gestion des risques;
• Posséder une bonne couverture d’assurances;
• Consulter un tableau de suivi des redditions liées aux ententes de partenariats (notamment pour les bailleurs de fonds);
• Suivre les affaires publiques en vous appuyant sur les compétences du Réseau.